مدخل عام للأرشيف

1. الأرشيف: الماهيته والأسباب

في هذا المحور نعالج مفهوم الأرشيف من الناحية اللغوية والاصطلاحية والقانونية ، كما نذكر الاسباب التي ساهمت في ظهوره والاهتمام به

1.1. التعريف اللغوي للأرشيف

يعرف قاموس اكسفورد الأرشيف كما يلي:

ü    المكان الذي تحفظ فيه الوثائق العامة أو غيرها من الوثائق التاريخية والهامة.

ü    المواد الوثائقية المحفوظة ذات القيمة الدائمة.

ü    مجموعة الوثائق المختلفة عن ممارسة وظيفة معينة.

1.2. التعريف الاصطلاحي للأرشيف

تبنت منظمة اليونسكوUNESCO   تعريفا للأرشيف  بقولها بأنه : "مجموعة الوثائق مهما كان تاريخها أو طبيعتها ناتجة أو مستلمة من طرف كل شخص مادي أو معنوي، وكل مؤسسة عمومية أو خاصة بغرض استمراريتها ومتابعة نشاطها والتي حفظت لأول من أجل استعمالها كدليل وتلبية حاجياتها الإدارية، وحفظت أيضا لقيمتها المعلوماتية".

المجلس الدولي للأرشيف  ICA فيعتمد عموما التعريف الرسمي التالي: "الأرشيف هو كل الوثائق بغض النظر عن التاريخ والشكل والدعامة، أنتجها أو استلمها أي شخص أو كيان، من القطاع العام أو الخاص، في ممارسة نشاطه، وثائق يحتفظ بها سواء من أنتجها أو ورثها لاحتياجاته الخاصة أو تلك التي أرسلت إلى مؤسسة الأرشيف المتخصصة لقيمتها التاريخية".

والأرشيف كوثائق، حسب ICA دائما هو: "كل الوثائق من أي نوع، ينتجها أو يستقبلها شخص طبيعي أو معنوي، هيئة عامة أو خاصة نتجت عن نشاطها، ونظمت وحفظت بقصد الاستخدام الممكن''

1.3. التعريف القانوني للأرشيف

في الجزائر، القانون 09-88 المؤرخ في 26 يناير 1988 المتعلق بالأرشيف الوطني، يذكر في مادته الثالثة بالقول: ''الأرشيف بمقتضى هذا القانون يتكون من مجموعة الوثائق المنتجة أو المستلمة من الحزب، الدولة الجماعات المحلية، الأشخاص الطبيعيين أو المعنويين من القانون العام أو الخاص، أثناء ممارسة نشاطها، معروفة بفائدتها وقيمتها، وحفظت سواء من مالكها أومن حائزها أو نقلت إلى مؤسسة الأرشيف المتخصصة''

إذن الأرشيف يتكون من مجموعة من الوثائق ويطلق عليها الوثائق الأرشيفية ولذلك سنعرج بتعريف الوثيقة الأرشيفية، اذ خصها المشرع الجزائري في القانون الخاص بالأرشيف بقوله هي '' عبارة عن وثائق تتضمن أخبار مهما يكن تاريخها أو شكلها أو وعاؤها المادي، أنتجها أو سلمها شخص طبيعي أو معنوي أو أية مصلحة أو هيئة عمومية كانت أو خاصة أثناء ممارسة نشاطها

كما تعرف بأنها ''كل المعلومات المسجلة، صادرة أو واردة في نطاق إدارة نشاط رسمي أو شخصي، من بدايته إلى نهايته، والتي تشمل َ محتوى ومحيط وهيكلا لتبرهن على حقيقة النشاط''

1.4. الأرشيف: الأسباب

هناك عدة أسباب تدفع الدول ومؤسساتها العامة أو الخاصة للاهتمام بالأرشيف:

2. الأرشيف: خصائصه ومميواته، أنواعه

في هذا المحور نبرز السيمات التي يتميز بها الأرشيف والتي تجعله علم قائم بذاته له أهميته 

كما نذكر أنواع الأرشيف أنطلاقا من التصنيفات التي اعتمدت في ذلك

2.1. خصائص الأرشيف

أ‌-    من حيث الإنتاج: الإنتاج الطبيعي ويقصد بذلك أنها تنشئ في إطار النشاط العادي للمؤسسة.

ب‌- من حيث الحفظ: يخصص لها مكان للحفظ بقوة القانون وهذا ما يكسيها الحجية القانونية.

ت‌-  من حيث الارتباط العضوي: أي أن الوثائق الأرشيفية ترتبط ببعضها البعض ولا يمكن فصل وثيقة عن أصلها وهذا ما يعطيها الولاية القانونية.

2.2. مميزات الأرشيف

انطلاقا من الخصائص المميزة للأرشيف يمكننا استنتاج مميزاته والتي نبرزها فيما يلي:

•     احتوائه على وثائق أصلية منها في الغالب نسخة واحدة تحمل جميع علامات الإثبات والصحة الممثلة في التوقيع والختم....
•    يتخذ الأرشيف إجراءات خاصة لتداول وحفظ الوثائق التي تحمل معلومات شخصية وأسرار محمية بالقانون.

•     أن الوثائق الأرشيفية عند نشأتها تخضع للقوانين واللوائح والإجراءات الإدارية الجاري العمل بها في حينه، ويقصد بذلك أن الموظف في إنشائه للوثيقة طبق القوانين والإجراءات المعمول بها ولم يتصرف بهواه.
  
• الأرشيف يحوي معلومات ومستندات تثبت حقوق وواجبات للأفراد والدولة وهذه الخصائص تجعل من الضروري حفظ الأرشيف بصورة مستمرة ودائمة في مكان يحدده القانون، وإلا فقدت ركنا هاما وعنصرا مشخصا لها وهو الولاية القانونية

2.3. أنواع الأرشيف

توجد عدة تقسيمات للأرشيف وكل تقسيم يتضمن عدة أنواع:

1. حسب النشاط أو الموضوع: ويقصد بذلك تنوع الأرشيف بتنوع النشاط التي تقوم به المؤسسة أو الإدارات بمختلف مجالاتها فنجد: الأرشيف القضائي، الأرشيف التجاري، الأرشيف الإداري...
2.  حسب الملكية: فنجد الأرشيف العام أو العمومي التابع للدولة، والأرشيف الخاص التابع للهيئات والأشخاص المدنيين
3. حسب الإتاحة: وينقسم إلى أرشيف سري لا يطلع عليه إلا بشروط وضوابط صارمة مثل أرشيف المتعلقة بأمن الدولة أو بأسرار بعض الأسر...، وأرشيف المتاح للعامةيمكن الاطلاع عليهمن قبل عامةالجمهوروالناس، خاصةالباحثين للاستفادةمنه في البحث العلمي،
4. حسب الشكل: ويقصد بذلك شكل الوعاء الحامل له فنجد أرشيف تقليدي، أرشيف سمعي بصري، أرشيف الكتروني..
5. حسب العمر: ونقصد هنا مدة حياة الوثيقة، فنجد أرشيف العمر الأول، أرشيف العمر الثاني، أرشيف العمر الثالث.

3. (أعمار الأرشيف: (نظرية الأعمار الأرشيفية

يعرف الأرشيف بنظرية الأعمار الثلاثة التي جاءت لتوضيح دورة حياة الوثيقة الأرشيفية منذ ميلادها نشأتها في مختلف المكاتب الإدارية إلي غاية حفظها النهائي أو إتلافها.

ويوعز ظهور نظرية الأعمار الأرشيفية إلى العالم الأمريكيChellemberg الذي ألف كتاب سماه نظرية الأعمار 3 سنة 1956، حيث تقوم هذه النظرية علي أساس القيمة الذاتية التي تملكها الوثائق والأوراق عبر مراحلها العمرية المختلفة، وذلك بعد  ظهور مراكز الأرشيف الوسيط بو. م. أ خاصة أثناء الحرب العالمية الأولي التي شهدت انفجاراً وثائقياً خاصة في المجال العسكري ، والمراحل العمرية التي تمر بها الوثيقة الأرشيفية هي: العمر الأول، العمر الثاني، العمر الثالث.

3.1. أرشيف العمر الأول

أرشيف العمر الأول ويعرف بالأرشيف الجاري، الإداري

ويبدأ عندما تنشأ الوثائق في المكاتب الإدارية في هيئة وثائق إدارية، وهذا هو الميلاد الأول وتبلغ مدة هذا العمر على وجه التقريب 5 سنوات باستثناء بعض الحالات التي قد تزيد عن هذه المدة، وتتمتع الوثائق بقيمة إدارية قصوى، أي القيمة الأولية للوثائق تبلغ أقصاها.

3.2. أرشيف العمر الثاني

أرشيف العمر الثاني: ويعرف بالأرشيف الوسيط، الأرشيف الانتقالي

حيث يتميز أرشيف هذه المرحلة بانخفاض معدل الاستغلال الإداري للوثيقة، فتفقد أهميتها اليومية وتتحول تدريجيا إلى وثائق ذات قيمة إدارية ثانوية، وبذلك تحول من مكاتب الموظفين إلى أماكن مخصصة للحفظ المؤقت داخل المؤسسة المنشئة لها بقوة القانون.

أما فيما يتعلق بسن الوثائق في هذه المرحلة فهي عادة تتجاوز عمرها الخمس سنوات – ولا تزيد عن العشرين سنة، وتعتبر هذه المرحلة حساسة في حياة الوثيقة الأرشيفية باعتبار أن مصيرها المتعلق بالحفظ النهائي أو الحذف يتقرر في هذه المرحلة .

تتميز هذه المرحلة بخصائص نجملها في :

1.    الملفات مغلقة غير قابلة للإضافة فيها بأي صيغة من طرف أي جهة .
2.     تحفظ الملفات في هذا العمر في مصلحة الحفظ المؤقت .
3.     التردد القليل على هذه الملفات .
4.    انتقال قيمة الوثائق في هذه المرحلة من القيمة الأولية إلى الثانوية مما ينقص لديه القيمة الإدارية.

3.3. أرشيف العمر الثالث

أرشيف العمر الثالث: ويعرف بالأرشيف التاريخي

يتضمن الوثائق الأرشيفية التي تقرر حفظها بصورة نهائية أبدية بعد عملية التقييم، وتحمل هذه الوثائق التي تقرر حفظها قيمة تاريخية ذات أبعاد علمية وثقافية وقانونية، حيث تعتبر مصدر معلوماتي يتمتع بالقيمة العلمية التي تؤهله للرجوع إليه علي مر الأزمنة سواء للمؤسسة المنتجة له أو للباحثين والدارسين .

ويحفظ في مراكز الأرشيف النهائية سواء الوطنية أو الولائية (المحلية) باعتباره ارثا ثقافيا وحضاريا للدول والأمم، ويخضع لعمليات معالجته ووصفه وإعداد وسائل البحث فيه من طرف الأرشيفي،

وعادة فإن حياة الوثائق الأرشيفية في هذا العمر هي الوثائق التي يفوق عمرها 15-  20 سنة فأكثر،