إدارة المشروع المهني والشخصي
محاور إدارة المشاريع
1. تحليل الوضع (Situation Analysis)
هو الخطوة الأولى في أي مشروع، ويهدف إلى فهم البيئة الداخلية والخارجية للمشكلة أو الحاجة التي يعالجها المشروع.
يشمل:
-
تحديد المشكلة الأساسية وأسبابها.
-
تحليل الفاعلين والمتدخلين Stakeholders.
-
دراسة الإمكانيات المتاحة والقيود.
-
استخدام أدوات مثل: SWOT (نقاط القوة – الضعف – الفرص – التهديدات).
الهدف: بناء صورة شاملة تساعد على اتخاذ قرارات صحيحة في المراحل اللاحقة.
2. تحديد الهدف ومؤشرات الأداء (Objectives & Performance Indicators)
بعد تحديد الوضع، يتم تحديد ما يسعى المشروع لتحقيقه.
الهدف (Objective):
-
يجب أن يكون واضحاً – واقعياً – قابلاً للقياس – مرتبطاً بزمن – محدداً (SMART).
مؤشرات الأداء (KPIs):
-
هي مقاييس تُستخدم لتتبع نجاح المشروع.
-
مثال: نسبة الإنجاز، عدد المستفيدين، درجة التحسن، نسبة التغطية… إلخ.
الهدف: التأكد من إمكانية قياس التقدم وتقييم النتائج بدقة.
3. إعداد هيكل تقسيم العمل (WBS – Work Breakdown Structure)
هي عملية تقسيم المشروع إلى مكوّنات صغيرة ومنظمة.
ما هو WBS؟
-
خريطة تُظهر جميع المهام بشكل هرمي:
مشروع → حزم عمل → مهام → نشاطات.
أهميته:
-
يسهل التخطيط والمتابعة.
-
يحدد من يقوم بكل مهمة.
-
يمنع تداخل المهام أو نسيان مهام ضرورية.
4. الاستخدام الأمثل للموارد (PERT – Program Evaluation and Review Technique)
تقنية PERT تُستخدم لتقدير الوقت، الموارد وتحديد المسار الحرج.
فائدتها:
-
تحديد الأنشطة التي لا يمكن تأخيرها.
-
معرفة المدة الزمنية الأقرب لتحقيق المشروع.
-
تنظيم الموارد البشرية والمادية والمالية بطريقة فعّالة.
أنواع التقديرات في PERT:
-
المتفائل (Optimistic)
-
المتشائم (Pessimistic)
-
المرجّح (Most Likely)
5. توضيح مسؤوليات كل مهمة (Assigning Responsibilities)
بعد بناء WBS، يجب إسناد المهام للأشخاص أو الفرق المناسبة.
يتم عبر:
-
مخطط RACI (Responsible – Accountable – Consulted – Informed).
-
تحديد المهارات المطلوبة لكل مهمة.
-
توثيق الأدوار والمسؤوليات.
الهدف: منع التداخل أو تعارض المسؤوليات وضمان محاسبة واضحة.
6. التنفيذ والضبط لتعظيم النتائج (Execution & Control)
المرحلة التي يتم فيها تشغيل المشروع فعلياً.
التنفيذ يشمل:
-
توزيع الموارد.
-
تنفيذ المهام كما هو مخطط.
-
التنسيق بين الفرق.
الضبط (Monitoring & Control):
-
متابعة مؤشرات الأداء.
-
مقارنة التقدم بالخطة.
-
تصحيح الانحرافات فوراً.
النتيجة: جودة أعلى، نتائج أكثر كفاءة، احترام الزمن والتكلفة.
7. التقييم لتحسين تصميم المشروع الحالي و/أو تصميم مشروع لاحق (Evaluation)
التقييم يتم خلال المشروع وبعده.
أنواعه:
-
تقييم مرحلي (Formative): أثناء التنفيذ لتحسين الأداء.
-
تقييم نهائي (Summative): بعد انتهاء المشروع للحكم على النجاح.
يركز على:
-
مدى تحقق الأهداف.
-
كفاءة استخدام الموارد.
-
مستوى رضا المستفيدين.
-
الدروس المستفادة لتحسين مشاريع مستقبلية.
الهدف: بناء معرفة تساعد في تحسين الأداء واتخاذ قرارات أفضل.