أولا: الوثائق

تعريف الوثائق

 "الـوثيقة في اللغة العربية هي كلمة مشتقة من الفعل وثق، ووثق الأمر أي أحكمه، ٕفالوثائق هي كل ما يعتمد عليه ويرجع إليه لأحكام أمر واعطائه صفة التحقق والتأكد من  جهة أو يؤتمن على وديعة فكرية أو تاريخية تساعد في البحث العلمي أو تكشف عن واقع  ما ولها قيمة اثباتية أو علمية"

" هي كل ما يعتمد عليه، ويرجع إليه لأحكام أمر وتثبته وإعطائه صفة التحقق و التأكد من جهة ِ أو يؤمتن على وديعة فكرية أو تاريخية تساعد في البحث العلمي أو تكشف عن جوهر  واقع ما أو تصف عقاراً أو تؤكد على مبلغ أو عقد بين اثنين أو اكثر"

" والوثيقة مصدرا أساسيا للتاريخ باعتبارها شاهدا تاريخيا هاما ويمكن الرجوع إليها مستقبلاً لاستنباط المعلومات التي تفيد الباحث والمؤرخ وهـي مصدر من مصادر المعلومات وخاصة أنها تشتمل على بيانات ومعلومات أساسية يمكن الاعتماد عليها فــي تقنية اجراء البحوث العلمية فـي كافة مجالات المعرفـة، باعتبارهـا مصدر أساسيا هاما يساعد الباحث والمؤرخ في الوصول الى الحقيقة أو الكشف عن قضية ما"

عناصر الـوثيقة

_ الوثيقة:  وهي المصدر الذي يستمد منها الباحث والمؤرخ البيانات والمعلومات التي يرتكز عليها في دراساته وتمده بالحقائق و تفتح أمامه مجال النقد، وتوفر له معلومات بالغة الأهمية تساعده على تفيسر كثير من الظواهر والأحداث الغامضة بإعتبارها مصدر معلومات صادق وموضوعي يساعد في الوصول إلى حقائق ثابتة تؤكد أصالة البحث العلمي وجديته. فالوثيقة هي الوعاء الذي يحتوي على المعلومات التي  تعكس الأحداث وتوضح المظاهر المختلفة للحضارة الإنسانية ومن ثم تساعد على كتابة التاريخ  الوطني صحيحا ومنزها من الأهواء.

_ الموثق: والموثق وهو الخبير الذي يهتم بالوثيقة في درس جوهرها ليقرر صلاحيتها  للبحث،ومن مهامه، صيانة الوثيقة وفقاً للأسس العلمية، وبالتالي يعمل على حفظها . وهو الشخص المؤهل التأهيل المناسب في مجال الوثائق والأرشفة ولديه الرغبة في العمل الوثائقي,يهتم بدراسة الوثيقة ويكون قادرا على تقرير مدى صالحيتها للبحث ومن مهماته حفظ الوثائق وصيانتها وفقا للأسس العلمية.

_ المستفيد أو المنتفع من الوثيقة:   وهو ما يعرف بالباحث أو القاضي أو العامل أو المؤرخ أو أي فرد يهتم بالإطلاع على الوثيقة ودراستها بغرض استنباط ما يساعده في إنجاز عمله أو الوصول إلى حقيقة ما .

تصنيفات الوثائق وأنواعها   

_ الوثيقة من حيث الغرض القانوين الذي كتبت من أجله: ( الوثائق التي حررت لتكون دليلا ومستنداً يثبت بها الفعل أو الترصف القانوين وتصلح ان تكون مستنداً ً أو دليلا أمام المحاكم.، وثائق حررت لإثبات ترصف قانوي)

_ الوثيقة من حيث صحتها ودرجة الاعتماد عليها: الوثيقة الكتابية وتشمل (الوثائق الرسمية،الوثائق غير الرسمية التي قام بتحريرها أفراد دون الرجوع إلى موظف رسمي مختص.)، الوثيقة التصويرية، الوثيقة التشكيلية، الوثيقة السمعية.

_ الوثائق بحسب الجهة التي صدرت عنها الوثيقة: (الوثائق الديوانية أو العامة، الوثائق غري الديوانية، الوثائق الإدارية)

_ الوثيقة بحسب مجالات المحتوى: (وثائق دينية، وثائق سياسية، وثائق إجتماعية، قانونية، إقتصادية .....)

_ الوثيقة حسب نوع المادة المكونة للوثيقة: كأن تكون من الطين أو البردي، او من المعادن والمواد الأخرى فيقال وثيقة طينة أو بردية أو معدنية .

_  من حيث الزمان: وهنا يمكن تقسيمها وفق الحقبة الزمنية فيقال مثلا: وثائق ما قبل التاريخ، وثائق العصور الوسطى.

 أهمية الوثائق

_الأهميـة العملية: تكمن فـي مساعدة المؤسسة علـى إنجازها أعمالها الإدارية الجارية، وتوفير المعلومات للقيادات الإدارية في مجال اتخاذ القرارات. 

_الأهمية القانونية: وتتمثل في أن الوثائق تحتوي على إثباتات لحقوق المؤسسة والتزاماتها مثل عقود البيع والشراء، والقر ارات التشريعية، والاتفاقيات. 

_الأهمية المالية:  وتتمثل بالمعامـلات المالية داخل المؤسسة أو خارجها مثل الموازنات والفواتير والسجلات المحاسبية. 

_الأهمية العلمية: من حيث احتواء الوثائق على بيانات ومعلومات تستخدم لأغراض البحث العلمي، والدراسات والتقارير.

 _الأهمية التاريخية: وتشمل الوثائق التي لها علاقة بتأسيس المؤسسة وتطور سياستها بيها المؤسسة وخطط التطوير ّ ٕ جراءاتها وهياكلها الإدارية والأحداث التي تمر بها.                            

دور الوثائق 

1 -الوثيقة تعبر عن ماضي الأمة وتمثل تاريخيها وحضارتها فهي أداة عملها في حاضرها وأبحاثهم. 

2 -تعتبر من أصدق المصادر التاريخية التي يعتمد عليها الباحثون والمؤرخون في كتابة أبحاثهم . 

3 -تلعب الوثائق دورا مهما في اتخاذ القرارات السليمة.

4 -الوثائق تلعب دورا هاما وأساسيا في أثبات الحقوق، وعن طريقها يمكن استعادة الحقوق . 

5 -الوثائق تعتبر الأصول النزيهة التي يجد الباحثون والمؤرخون والعلماء في ثنايا سطورها الكثير من الحقائق التي تسد الثغرات الناقصة،ومن خلالها يستكمل الحلقات المفقودة. 

6 -تعتبر الوثائق المادة الأساسية الوحيدة التى تعكس صورة الماضي مما جعلها تعد من المراجع الأساسية فى البحث العلمي، فهي المعين الذي يستمد منه الباحث مصادره التي يركز عليها في أبحاثه وتمده بالحقائق والمعلومات الصحيحة . 

7 -الوثائق تمثل تراث الأمة وهي الشاهد الأكبر على التاريخ وهي تمثل السمة الحضارية لحياة الشعوب باعتبارها ذاكرة الأمــة وتاريخها.

8- وتعتبر الـوثائق من أهم مصادر وكنوز المعرفة وخاصة أنها تشتمل على معلومات وبيانات أساسية يجب الاعتماد عليها في إجراء البحوث العلمية في كافة مجالات المعرفة البشرية، وكذلك تعد الوثائق على اختلاف أنواعها من أهم كنوز المعرفة، وهي أرقي أنواع المصادر التاريخية التي يعتمد عليها الباحثون والمؤرخون في دراساتهم وأبحاثهم، وهي المعين الذي يمدهم بالحقائق والشواهد والمعلومات الثرية والمتنوعة مما جعلها من المراجع والمصادر الأساسية للبحث العلمي، والأصول التي يعتمد عليها في كتابة التاريخ